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정보와 경영

情報－經營

경영정보시스템은 우선 적절한 경영시스템의 후원이 없는 설치 또는 운영은 지극히 힘들게 된다. 적절한 경영시스템이라 함은 조직의 적절한 배열 및 계획과 통제를 위한 적절한 구조와 절차, 명확한 목적의 확립 등 훌륭한 조직과 경영의 모든 예를 가지고 있는 것을 말하며, 이러한 경영상의 구조와 훌륭한 경영 실천 위에 MIS는 설치 가능하게 된다.

그리고 이러한 뚜렷하게 확립된 경영시스템 위에 기업의 각 기능부문은 필요한 정보를 MIS라는 매개체를 통하여 적절한 형태·장소 및 시간에 공급받을 수 있다.

경영시스템의 목적은 목적달성을 위한 계획을 개발하고 이 계획을 위하여 조직하며, 계획과 실제 행동이 예정대로 수행되도록 통제하는 것이다.

이와 같은 3가지 기본과정을 수행하는 데 있어서 정보의 위치는 〔그림 3〕과 같다. 첫째 단계인 문제의 인식에서 필요한 정보는 마지막 단계인 통제기능을 거쳐 나온 계획과 결과의 차이에서 발생되는 정보, 또는 이 시스템이 개발한 외적, 경쟁적, 내적 정보로부터 얻을 수 있다.

정보와 계획

情報－計劃

계획은 모든 경영기능에서 가장 기본적이라 할 수 있다. 왜냐하면 각 조직이나 부처(部處)의 목적을 선정하거나 이 선정된 목적을 수행하기 위한 수단을 결정하는 것이 계획이기 때문이다. 따라서 계획에는 항상 정보가 따라야 한다. 조직을 위해서 필요한 정보계획을 다니엘(D. R. Daniel)은 ① 외적 정보, ② 경쟁상대의 정보, ③ 내적 정보의 3가지로 대별하였다. 계획과정이나 계획을 위한 정보시스템의 설계에서 이상의 3가지 정보는 대단히 중요하기 때문에 자세히 연구할 필요가 있다.

외적 정보

外的情報

계획에 필요한 외적 정보는 다음과 같이 분류할 수 있다. (1) 정치적 여건 ― 정치와 경제와의 관계는 대단히 밀접하다. 정치의 안정도 여부와 정치가 끼치는 경영상의 영향은 적다고 할 수 없으며, 예측계획을 위해서는 필수적 정보라 할 수 있다. 특히 한국과 같이 정부의 통제가 산업계 전반에 걸쳐 가해지는 경우는 더욱 그러하다. 특히 재정정책, 또는 세제(稅制)에 대한 정보는 어떠한 계획결정에도 영향을 끼친다. (2) 인구 및 사회적 동향 ― 공업제품과 용역 또는 아웃풋 인구의 영향을 받는다. 즉 인구의 성장률·연령분포·지역적 분포·실업률 및 사회적 동향, 구매행동(購買行動：buying behavior)에 대한 정보는 장기·단기적인 예측을 위해 필요한 정보가 된다. (3) 경제동향 ― 국민총생산(GNP) 수준과 경기경향·가용수입·생산성 자본투자 수준의 경제지표 및 물가지수 등은 생산품 종류에 관계없이 전 기업에 영향을 끼친다. (4) 기술동향 ― 기술의 가속적 발전과 제품생산 공정에 끼치는 여러 영향이 결코 적지 않기 때문에 필요한 산업에 대한 기술정보는 필요하게 된다. (5) 대외무역 ― 수출입 상황, 환율의 변동률, 정부의 무역정책 등에 대한 정보도 필요하다.

경쟁상대의 정보

競爭相對－情報

기업경영에 영향을 미치는 인자(因子)들에 관한 정보는 경쟁상대에 대한 여러 자료뿐만 아니라 기업의 제품 또는 용역에 대한 수요의 정보도 포함된다. 다음의 3가지 종류가 여기에 속한다. (1) 산업계의 수요(需要) ― 어떤 기업의 판매액·가동률의 상대적인 수준은 그 기업이 일부문이 되어 있는 전체 산업에 대한 수요와 비례한다. 그러므로 기업은 속해 있는 산업의 동향에 대한 정보의 획득이 계획에 필수적이라 할 수 있다. (2) 회사의 수요 ― 어떤 1개 회사제품의 수요는 산업계의 수요와 비례할 뿐만 아니라 경쟁회사의 행동 또는 생산능력 같은 것의 함수라고 볼 수 있다. (3) 경쟁상대의 정보 ― 경쟁회사에 대한 자료는 상품의 수요, 의사결정 또는 예측계획을 위해서는 대단히 중요한 사항이다. 이와 같은 정보는 다시 다음의 3가지 유형으로 분류된다. ① 과거실적：각 회사의 과거의 이익률·자본 회수율·시장 점유율, 목적달성을 위하여 설정하여 놓은 특별한 비교·기준 및 상대방 회사를 명확히 감정할 수 있는 데 도움을 줄 수 있는 유사한 정보, ② 현재활동：계획설정에 영향을 미치는 경쟁회사의 정보, 예를 들면 가격정책·판매경로의 변경, 신제품의 개발에 대한 정보, ③ 미래의 계획：회사의 장래에 영향을 끼칠 수 있는 요소, 즉 신제품에 대한 연구개발 상황 등에 관한 정보

내적 정보

內的情報

회사 내에서의 불가피한 어떤 전제조건은 여러 레벨의 계획결정에 영향을 끼치기 때문에 내적 정보는 어떤 의미에서는 외적 정보보다 더 중요하다. 이와 같이 중요한 내적 정보는 경영층 또는 최고책임자에 이르기까지 그 중요성을 인식하지 못하고 있는 경우가 많다. 부차조직(sub-system)에서 결정된 어떠한 사항은 하나의 상수로서 관계된 다른 부차조직에서 계획을 수립할 경우 중요한 영향을 끼치게 된다. 예를 들면 일단 예산편성이 완수되었거나 판매예측이 끝났다면 이것은 다른 계획을 수립하는 데 기본적인 자료 및 정보가 된다.

내적 정보를 조직의 전체적 입장에서 고찰할 때 조직의 장점 및 단점을 명확히 하는 요소라고 볼 수 있다. 내적 정보는 다음과 같은 유형으로 분류할 수 있다. ① 판매계획：판매계획은 기업의 가장 중요한 기능이다. 왜냐하면 회사의 전 재원이 판매계획에 따라 분배되고 조직되기 때문이다. 이것에 대한 자료는 모든 회사계획의 뼈대를 이루고 있으며, 회사내의 어떤 전제조건으로 간주된다. ② 재무계획：재무계획은 일종의 예산을 말하며 판매계획 다음으로 중요하다.

그러나 재무계획은 판매예측보다 우선적으로 한다. 왜냐하면 재무계획은 회사의 전(全) 재원, 즉 인적자원·공장·자본·자재·일반 사무비 등의 할당을 양적·시간적으로 약속함을 의미하기 때문이다. 적절한 재무계획은 전 조직체를 망라하는 것이며, 이 계획이 끝나면 회사의 각 계층을 위한 중요한 정보가 된다. ③ 공급인자(供給因子)：이는 회사가 공급할 수 있는 인력·자본, 공장의 설비능력 또는 조직능력 같은 것을 말하며, 계획을 수립하는 데 있어서 고려하지 않을 수 없는 제약조건이다. 이 인자들은 회사 사정에 따라 통제가 가능하기는 하나, 이용도 또는 제한성 같은 것을 잘 고려하여 재무계획이나 목적달성을 위한 보조계획을 개발시켜야 한다.

계획정보조직

計劃情報組織

계획수립을 보조(補助)하는 데 필요한 정보시스템을 얻기 위해서는 어떠한 조직체도 외적·경쟁적 및 내적 정보를 포함한 경영보고를 정기적으로 공급받을 수 있어야 한다. 이와 같은 필요성이 계획정보에 대한 정기적인 보고를 만들 수 있는 계획정보조직의 설치를 요하게 한다.

계획정보조직을 설계하는 데 있어서(이것은 곧 필요한 정보의 결정을 의미한다) 중요한 결정적 조처는 이미 수립하여 놓은 계획된 자료의 종류와 계획과정에서의 단계와의 관계를 밀접하게 만들어 놓는 것이다. 정보조직의 존재가치는 확실히 이와 같은 계획과정을 용이하게 하는 데 있다.

따라서 이러한 시스템의 설계에서도 목적의 설정, 대안(alt-ernative)의 결정, 이 대안의 평가 및 목적달성을 위한 선택의 과정을 거치지 않을 수 없다. 이것은 바로 의사결정의 과정과 같은 것이다.

정보와 조직

情報－組織

조직을 구성한다는 것과 이것에 필요한 정보와는 서로 떨어질 수 없는 관계가 있다. 이것은 조직이 인간의 신체라고 한다면 정보는 신경과 같다고 할 수 있다. 조직의 각 분야의 실체는 인풋의 처리과정 및 아웃풋을 형성하는 정보조직으로서 나타날 수 있다. 각 조직의 레벨은 정보와 커뮤니케이션의 통로로 연결되어 있다.

정보의 흐름은 역시 조직구성 자체에 영향을 주며 이것은 정보조직을 어떻게 설계하느냐에 따라 결정된다. 따라서 정보조직은 조직의 구조와 회사내의 권한의 위임과 일치하도록 조직되어야 한다. 이렇게 함으로써 회사내의 각 부차조직의 목적을 수행하는 데 어떠한 역할을 할 수 있는가를 명확히 할 수 있다. 반대로 또한 조직도 정보의 흐름이 용이하도록 설계되어야 한다. 조직구조와 보고수행이 일치되지 않을 경우 정보조직은 운영계획과 결과를 명확히 나타낼 수 없게 된다.

다시 말하면 계획과 결과에 대한 정보를 구할 수 없게 되는 것이다. 마찬가지로 조직의 구조를 변경시겼을 때는 정보조직도 변경시켜야 되며, 이것이 상호균형을 유지하지 못할 경우 정보의 차질이 유발된다.

정보와 통제

情報－統制

통제의 의미가 수행할 작업의 기준치를 선정하고, 수행된 결과를 기준치에 비교하여 그 차이를 수정하는 것이라 한다면 이러한 통제의 기능은 정보가 존재하지 않는다면 사실상 불가능하다고 할 수 있다. 뿐만 아니라 가장 적절한 기준치를 선정하다는 것도 훌륭한 계획의 일부이며 이것도 역시 계획과정에 속한다고 할 수 있는데, 이것의 성공여부는 적절한 정보에 크게 좌우된다. 그리고 결과와 기준치와의 비교도 보고서 또는 정보의 흐름이라는 매개체를 통하여 가능하게 된다.

통제라는 기능을 수행하기 위하여 필요한 정보는 계획을 위해서 필요한 정보에 비해 성질상 서로 차이가 있다. 계획을 위한 정보는 미래를 구축하는 데 그 역점을 두고 있으며, 통제의 정보는 바로 지나간 과거의 정보나 또는 어떤 특정한 경향에 그 기초를 두고 있다. 일반적으로 통제를 위한 정보는 다음과 같이 구별한다.

(1) 판매 정보 ― 이것은 판매예측에 의한 판매결과가 이 예측과 어떠한 차이가 났는가 하는 정보가 된다.

(2) 제조 정보 ― 제조 및 생산의 재무계획에 대한 실지결과의 측정정보로서, 이에는 품질관리·재고관리 또는 노동의 질적 문제 등이 포함되고 생산시간에 대한 정보도 포함된다.

(3) 기타 재무 및 기술정보 ― 회사 내의 재무 현황과 원가에 대한 정보 등이 여기에 속한다.

계획정보와 통제정보와의 성질상의 차이는 결국 계획과 통제의 기능의 차이에서 온다고 할 수 있다.

정보조직과 경영

情報組織－經營

정보는 계획·조직 및 통제라는 경영기능에 각각 영향을 미친다. 이와 같은 경영상의 기능은 서로 떨어질 수 없는 상호관계에 있으며, 정보라는 공유의 시스템에 의하여 서로 얽혀 있다. 이러한 통합적이고도 연쇄적인 관계는 〔그림 4〕에 나타나 있다.

여기서 주목할 것은 계획정보와 통제정보라는 인풋은 기본적으로 다르다고 하지만, 결국 통제라는 기능을 통하여 전체 운영상황의 오차를 수정시키는 피드백을 제공하게 된다.