글로벌 세계 대백과사전/금융·경영/부문관리의 이론과 실제/정보시스템과 MIS/기본 정보조직
기본 정보조직
편집基本情報組織
정보의 수집과 제공에 대한 기업경영에서 문제는 가장 어려운 문제중에 속한다. 왜냐하면 정보의 양은 방대하며 또한 획득하기도 어렵기 때문이다. 만일 경영자들이 정보취급 때문에 혼란을 일으키면 계획수립이나 평가 또는 결정을 내릴 시간적 여유가 없게 된다. 정보탐색에 대부분의 시간을 소비한다는 것은 경영자로서 극히 비생산적인 활동이라 할 수 있다.
정보조직을 개발시킨다는 것은 전체 조직을 통하여 의사결정자들을 위한 계획정보·운영정보 및 통제정보를 제공하는 시스템을 조직하는 것이며, 주요 시스템에 대해서 고찰하면 다음과 같다.
재무정보
편집財務情報
모든 회사는 어떤 특별한 종류의 재무정보시스템을 가지고 있다. 이 시스템의 기본요소는 조직을 통하여 흐르는 현금운용(現金運用：cash flow)이라고 할 수 있다. 재무조직은 비록 예산이나 자본투자라는 면에서 볼 때는 미래에 관한 것이나, 이것은 주로 내적 및 과거에 대한 정보인 것이다.
이 재무정보조직은 방대한 양의 자료를 취급하기 때문에 계산기나 또는 자료처리에 관계되는 설비를 이용하는 것이 바람직하다. 여기서의 계산기 이용의 목적은 자료처리 비용의 원가절감에 있다.
이 재무정보시스템은 주로 경영관리(management control)에 이용되며 자료처리를 위한 시간은 수일 동안은 거의 문제시되지 않는다. 그리고 이 시스템은 회사내에서의 가장 중요한 단일 정보시스템이라 할 수 있으며, 가장 오래 전부터 발달된 분야로서 운영과 계획의 중요한 도구(道具)로 이용된다.
생산 또는 운영정보
편집生産－運營情報
이 시스템은 재화의 물리적인 흐름이나 상품 및 용역의 생산에 대한 정보 조직이다. 이것은 또한 생산계획 및 통제·재고관리·구매관리·분배·운수기능 같은 활동에 관한 정보도 포함된다.
이것에 관한 자료는 대단히 많고 정보의 시간성은 아주 중요하기 때문에 오토메이션을 적용시킨다거나, 짧은 시간내의 문제해결은 대단히 중요하다. 이 정보조직을 위한 계산기의 이용은 그 이익성이 즉시 나타난다. 특히 생산이나 운영상에 필요한 막대한 양의 정보처리와 적시(適時)에 이용할 수 있는 조직은 잘 개발하여야 될 문제인 것이다. 그리고 생산 또는 운영의 기능이 전체 회사에서 어떠한 위치를 차지하고 있으며 정보의 흐름은 어떠한가 하는 문제는 특히 중요하다.
판매정보
편집販賣情報
판매기능에서 가장 기본적인 정보는 ① 판매예측 및 계획, ② 시장조사, ③ 광고효과, ④ 판매기능을 움직이게 하는 데 필요한 운영 통제정보 등이다. 판매정보 및 시장조사에 관한 정보는 대부분의 기업에서 대단히 중요한 정보시스템이다. 그러나 상층 경영자들은 이의 중요성을 인식 못하는 경우가 많고 대부분 육감이나 예감을 통하여 결정을 내린다. 그리고 판매기록이나 주문기록 또는 발송업무에 관한 자료가 전부인 것 같이 생각하는 경향이 있다. 그러나 중요한 것은 가격·광고, 품질향상에 대한 정책, 판매노력 등에 관한 의사결정을 경영자들로 하여금 보다 훌륭히 단행하도록 정보를 제공하는 체제를 만드는 것이다. 판매정보시스템의 효율은 시장에서부터 회사까지의 피드백 경로를 통해서 측정이 가능하며 따라서 새로운 활동기회의 평가와 마찬가지로 과거의 실적에 대한 평가기준을 설정하여야 한다.
인사정보
편집人事情報
인사정보시스템은 장차 필요한 인사문제와 조직체내에서 일하고 있는 사람들에 관한 정보의 흐름을 취급하는 체제이다. 인사정보시스템은 주로 ① 고용, ② 배치, ③ 훈련, ④ 보상, ⑤ 지속(持續：maintenance) 등 기본적인 인사기능에 관한 정보를 취급한다.
회사내의 인사관리 문제 역시 전체 시스템적으로 분석하여 다른 주요 부차시스템과의 관계속에서 규명하여야 한다. 가장 효과적인 인력조직(人力組織：manpower system)을 얻기 위해서는 다른 조직과 마찬가지로 인풋·아웃풋 그리고 정보라는 매개를 통한 운영상황을 고찰하여야 된다. 위의 그림은 인력정보시스템을 나타낸 것이다.
기타 정보
편집其他－情報
이상과 같은 주요 정보시스템 외에도 정보시스템을 설계하는 데 필요한지만, 주(主) 시스템과 같이 중요하지 않은 정보가 있다. 이러한 정보는 손으로 취급하거나 계산기로 조직화시킬 수 있으며 다음과 같은 것이 있다.
(1) 구매 ― 경제적 주문량·주문 횟수, 또는 구매업자들의 선정을 위한 요약
(2) PERT ― 각 작업간에 소요되는 시간 또는 원가 등
(3) 연구개발 ― 연구 결과에 의한 정보의 교환 등이 있다.