글로벌 세계 대백과사전/금융·경영/부문관리의 이론과 실제/정보시스템과 MIS/MIS의 성분과 운영

MIS의 성분

MIS－成分

경영정보시스템은 시업의 기능을 발휘케 하는 촉진제이며, 기업의 신경조직이라 할 수 있다. 그 뿐만 아니라 경영정보시스템은 기업의 필수 기본요소인 자본·인적 자원(인력)·자재 및 기계설비의 4가지를 통합하여 기업의 목적을 달성하게 하는 기능을 발휘할 수 있는 상호 공유의 시스템이다.

경영정보시스템은 이와 같은 통합하는 역할을 다음 4가지 방법으로 수행한다.

(1) 이 4가지 시스템 각각이 전체 기업에 어떠한 영향을 미치는가 하는 데에 관한 정보를 제공한다.

(2) 이 4가지 시스템이 각각 필요로 하는 정보획득을 위하여 필요한 감지기(感知器：sensor)를 제공, 통제를 한다.

(3) 이 4가지 시스템의 결정과정에서 필요한 자료저장 역할을 한다.

(4) 이 4가지 시스템이 요구하는 정보를 만들어 준다.

이상의 4가지 시스템은 정보조직에 의하여서 통제·관리되는데, 문제는 이 4가지 시스템이 물질적인 요소들인 반면, 정보는 하나의 인위적인 요소라는 점이다. 다시 말하면 정보는 자본·인적 자원·자재 및 기계와 설비라는 물질적인 현상을 통제하는 인위적인 요소인 것이다. 정보는 부호 또는 어떠한 상징(symbol)이라는 형태로 개발된다. 여기서 정보의 관리가 문제시된다.

정보를 기초로 하여 의사결정을 단행하는 관리자들은 기업시스템에서 실질적인 인풋(input)을 이와 같은 정보시스템에 의존하므로 이 정보시스템을 적절한 계획과 통제를 통하여 상징적인 요소와 실직적인 요소, 즉 활동 또는 사건의 표현에 차질이 없도록 하여야 된다.

다시 말하면 정보시스템의 성분 결정과 운영 그 결정을 위해서는 자본·인적 자원·자재 및 기계·설비의 통제, 또는 표현과 동일한 방법을 사용하여야 된다.

정보조직의 필수조건

情報組織－必須條件

현대화되고 효과적인 정보조직을 위한 자본적인 필수조건은 '지식'이다.

경영이 가능하다는 것은 지식(여기서는 정보)이 존재하기 때문이다. 즉 기업의 목적에 대하여 정보기업을 둘러싸고 있는 주위 환경에 대한 정보, 기업운영에 대한 정보, 기업이 가지고 있는 재원에 대한 정보, 정책에 대한 정보, 그리고 절차에 대한 정보가 있어야 경영이 가능한 것이다. 따라서 모든 기업은 이와 같은 정보를 경영자 자신이 알고 있거나, 또는 어떠한 기록을 통하여 저장하고 있다. 그러나 경영정보조직을 기업에 도입하기 위해서는 이러한 필수자료를 의사결정이라는 목표에 도달하기 위하여 손쉽게 기록·저장·탐색 및 발표할 수 있도록 조직화시켜야 된다.

경영정보지식에 필요한 또 다른 기본요소는 정보의 저장·처리 및 탐색에 필요한 하드웨어(hardware)이며, 이것은 다음 3가지를 만족시켜 주도록 설계되어야 한다.

(1) 장차 필요한 정보탐색을 위하여 경제적이며 속도가 빠른 대규모의 자료저장 능력

(2) 이 저장된 자료를 경제적 및 빠른 속도로 처리할 수 있는 능력

(3) 정보가 들어오고 또 나가는 사이를 연결시켜 주는 의사전달(communication)수단의 능력 등이다.

앞의 2가지는 어떠한 기업이고간에 이미 준비가 되어 있는 요소들이다. 그러나 (3)의 정보에 대한 관리시스템이 없이는 경영정보조직은 기능을 발휘할 수 없다.

위에서 이미 언급한 인적 자원·자본·자재 및 기계설비는 생산의 기본재원이며 경영이라는 관점에서 볼 때 기본요소라 할 수 있다. 이와 같은 4가지 요소가 각각 어떠한 정보의 실체와 경영상의 원칙으로 관리하게 되듯이 정보 역시 기업내의 어떠한 재원의 이용과 마찬가지로 효과적인 이용방법이 설정되어야 한다. 따라서 기업의 한 재원으로서의 정보는 이것의 획득·보호·전파·이용 같은 것을 경영하거나 통제하여야만 되는데, 이것이 정보관리(情報管理：information management)인 것이다.

MIS의 요소

MIS－要素

시스템은 이미 정의내린 것처럼 어떤 특정 목적을 달성키 위한 기능 및 운영상 일련의 요소들의 집합이라고 할 수 있다. 경영정보시스템(MIS)의 경우에서는 의사결정(decision making)을 위한 정보의 흐름(flow information)을 설계하는 것이 된다. MIS의 요소(要素：element)로는 다음과 같은 것이 있다.

(1) 방법 ― 이것은 기업의 운영과 이 운영을 위한 책임이나 또는 의무를 표시하는 자세한 지시사항이다. 여기서 빠뜨릴 수 없는 사항은 각 부차조직(sub-system)간에 어떠한 한계가 있으며, 어떠한 공동의 비교 상대가 존재하며, 각 부차조직이 전체적인 기능으로 통합될 때의 방법을 규명하여야 된다. 또한 이와 같은 통합방법도 새로운 문제에 직면하였을 때 새로운 조직으로 단시일내에 동화될 수 있는 융통성을 발휘하도록 정의내려져야 된다. 이것은 또한 수행하여야 할 작업, 이것을 위한 지시사항과 인풋과 아우트풋에 관한 서류, 자세한 내용의 플로차트(flowchart) 및 컴퓨터 프로그램도 포함된다.

(2) 설비 ― MIS에서 가장 중요한 촉진제 역할을 하는 것은 역시 설비(계산기와 그 부대시설)라 할 수 있다. 이 컴퓨터의 개발이 MIS를 가져왔다고 할 수 있으나, 최신식 계산기 그 자체가 경영정보의 조직을 만들어내는 것은 아니다. 이 계산기의 경제적 이용을 포함하여 상부경영층의 여러 문제를 응용하기 위해서는 정보조직이 기능을 제대로 발휘할 수 있는 분위기 조성이 필요한 것이다. 그러나 역시 계산기는 MIS에서 제일 중요한 촉진제인 동시에 이것을 위한 계획은 필수적이 된다.

(3) 정보 ― 정보는 MIS의 설치나 또는 운영에서 가장 중요시하여야 되는 요소가 된다. 경영정보시스템은 어떠한 사실보다도 정보 자체를 제공하여야만 된다. 여기서는 불합리한 자료는 빼버리고 합리적인 자료만 공급해야 한다. 합리적인 자료라 함은 기업의 성공 또는 실패에 작용하는 기업의 외적 또는 운영면에 관계된 자료를 말한다. 이와 같은 요소들은 명확히 확인하여 시스템 내에 확립시켜 놓아야 한다. 뿐만 아니라 어떠한 자료가 어떠한 시점에서 필요할 것인가 하는 시간성을 고려하여 자료를 구별하여 놓아야 한다. 정보는 의사결정의 결정적 단계에서 그 필요성이 나타날 때 그 기능을 완수하게 되는 것이다.

(4) 조직 ― MIS의 설계와 운영은 MIS 자체의 처리조직뿐만 아니라 이 MIS라는 시스템이 일부가 되어 있는 전체 시스템의 조직과 밀접하게 관계를 맺어야 한다. 정보시스템은 통합적인 입장에서 조직되어야 하며, 정보의 수준(level)에 따라 부차조직과의 관계를 항상 일치하도록 체계화시켜야 한다. MIS의 구조는 역시 기업구조를 따를 수 있도록 조직시킨다. 이것은 조직상의 권한이 위임되는 방향과 경영의 각 수준을 나타내는 구조와 일치시킴으로써 가능하게 된다. 다시 말하면 MIS는 기업의 각 레벨(level)에 필요한 정보를 공급하도록 조직되어야 한다.

(5) 자금 ― 정보가 기업에서 다른 물질적 자원과 같은 기업의 자원이라고 한다면 이 정보관리에 대한 측정 규준이 있어야 하는 것은 당연하다. 따라서 MIS의 설치와 운영에 투입되는 비용을 고려하기 위해서는 정보의 가치(value of information)를 화폐가치와 동일한 개념으로 생각하게 된다. 정보가치의 중요성이 대단히 무거운 현시점에서도 정보를 얻기 위한 비용과 정보이용의 가치와의 관계를 명확히 규명하여 놓은 공식은 아직 존재하지 않고 있다. 적절성(適切性)·적시성(適時性) 및 정확성(正確性)의 3가지가 정보에 대한 바람직한 특징으로 나타나고 있으나, 이와 같은 무형식적인 것을 원가(原價：cost)로 나타낸다는 것은 극히 힘들다. 그러나 최근 많은 기업이 EDP를 포함한 정보시스템 운영을 집권적이며 이익을 추구하는 독립단위로서 조직체내에 설치하려는 경향이 급격히 증가하고 있다. 이것은 정보시스템을 기업의 다른 생산단위와 마찬가지로 보고 이 시스템을 운영함으로써 산출되는 아웃풋을 이와 같은 생산단위로 측정하려는 것이다. 단순히 시스템을 조직하느냐, 복잡한 시스템을 조직하느냐에 따라 비용은 급격히 증가되나, 이 시스템의 효율로써 상호비교해야 한다는 것은 의심의 여지가 없다. 이윤추구의 조직에서는 비용과 이익간의 명확성을 규명하는 문제가 대단히 중요하다.

(6) 사람 ― 시스템 내에서의 가장 중요한 요소는 역시 인간이다. 그러나 인간은 가장 예측을 불허하며 또 많은 통제를 가할 요소는 되지 못한다. 사람이 새로운 환경에 어떻게 적응하느냐 하는 문제는 인간행동적인 측면으로 분석·연구하여야 될 문제이며, 여기서는 정보시스템의 설계나 운영에 참여하는 그룹에 대하여서만 간단히 고찰 한다. 첫째 그룹은 이 시스템을 설계하거나 운영하는 사람들 즉 시스템 분석가들과 계산기 테그니션들이며, 둘째 그룹은 이 시스템을 이용하는 경영자들이다.

경영자들은 정보시스템의 설계와 조직에 대한 책임을 기술자들에게 완전히 맡겨서는 안 되며, 컴퓨터 기술자들은 경영자에게 경영의 기능적인 측면과 정보의 계획 및 관리에 대하여 필요한 사항을 주지시킬 필요가 있다. 만일 경영자들이 컴퓨터를 통제하고 관리하지 못한다면 컴퓨터가 이들을 관리하는 현상이 빚어지게 된다.

따라서 보다 나은 정보시스템을 설치하기 위해서 이것을 이용하는 그룹과 컴퓨터 기술자들간의 커뮤니케이션 갭(communic­ation)을 최대로 줄여야 되며, 이것은 교육을 통하여 가능하다. 경영자들은 계산기에 대한 지식과 이것이 초래하는 경영상의 장단점에 대한 지식을 알고 있을 필요가 있게 되며, 기술자 역시 경영자의 필요사항과 경영에 대한 지식을 알고 있어야 한다.

MIS의 운영

MIS－運營

시스템의 설계를 위해서는 우선 요구되는 목표 달성을 위한 각 요소간의 관계를 규명하여야 한다. 〔그림 1〕은 재고관리에 대한 시스템이며 가장 최근의 재고기록·상황 보고를 그 목적으로 한다.

이 시스템의 요소 또는 성분들은 인풋·정보처리·아웃풋 및 통제이며, 이 요소들간의 관계(relationship)는 →표로 표시되어 있다. 이와 같이 요소와 관계가 규명되면 이 시스템은 운영할 수 있는 모든 준비를 완료하게 된다.

정보의 인풋은 계획에 의하여 아웃풋으로 처리되기 시작한다. 아웃풋은 시스템이 애초에 설계할 때에 목적한 바를 나타낸 것이다. 이 재고시스템에서는 적정재고 수준을 유지하는 것과 같은 재고에 대한 계획 있으며, 운송·발주가격 또는 경제적 주문량 같은 운영조직에 관한 자료와 보고서 같은 것이 있게 된다. 이러한 인풋이 특정한 처리과정을 통해 원하는 아웃풋을 산출하게 되는 것이다.

MIS에서는 또다른 기본요소는 통제라는 요소이다. 시스템의 아웃풋이 이미 정하여진 기준외로 나타났을 경우에는 이 기준과 아웃풋을 비교하고 그 차이를 수정해 줄 적절한 행동이 필요하게 된다. 기준 내에서 시스템의 아웃풋을 안정하게 하는 것은, 첫째 아웃풋을 정확히 측정하여 기준과 비교할 수 있어야 되며, 둘째 만일 피드백조직이 정보의 수정을 위하여 존재한다면 아우트풋을 직접 인풋으로 돌려 보내거나 또는 처리과정의 수정 등 이상의 2가지로 가능하다.

MIS가 기업의 전체 시스템이라는 관점에서 볼 때 어떻게 운영되는가 하는 개념은 〔그림 2〕에서 잘 나타나 있다. 여기에 보이는 바와 같이 정보시스템을 위한 정보의 흐름은 전체조직을 위한 계획·통제의 시스템을 공급하기 위하여 다른 4가지 재원, 즉 자금·인적 재원·자재 및 기계설비의 흐름과 통합되고 있다. 어떤 특정한 시스템을 위한 자료와 이것을 위해 계획된 정보는 계획 및 통제라는 기능을 위한 정보를 공급하는 것이 목적인 아웃풋으로 전환된다. 경영 상태에 대한 보고를 통하여 행해지는 통제의 기능은 이와 같이 인풋을 아웃풋으로 전환시킬 때 뿐만 아니라 아웃풋 자체를 통제하게 된다. 물질적 조직(정보조직과 반대되는 의미로서)내에서 만들어진 결과가 기준에 미달될 경우 이것에 대한 정보는 계획분석과 통제그룹에 돌려지고 여기에서 인풋을 변화시킬 것인가 또는 전환처리 과정을 변경시킬 것인가 하는 의사결정을 내리게 되는 것이다. 이와 같은 의사결정은 자료를 저장하고 있는 자료은행(資料銀行：data bank)에서 발췌된 자료 또는 결정규칙(decision rule)에 의하여 이루어진다.

어떠한 시스템의 운영에서도 가장 기본적인 주의를 환기시키는 것은 피드백과 통제에 대한 개념이라 할 수 있다.

이미 언급한 바와도 같이 피드백 시스템은 인풋(input)의 각 재원을 수정하거나 또는 변환처리과정을 변경시키는 기능을 가지고 있는데, 경영정보시스템은 이와 같은 수정 및 통제의 기능이 필수적인 동시에 이 경우 인간의 개입이 불가피하게 된다. 이를 보면 기계시스템이 자동적인 피드백 시스템을 가지고 있는 것과는 다른 것이며, 어떻게 하면 인간의 개입을 최소로 하느냐 하는 것이 MIS에서의 가장 중요한 요소라 할 수 있다.