글로벌 세계 대백과사전/금융·경영/부문관리의 이론과 실제/기 술 관 리/기술정보관리
기술정보의 도큐멘테이션
편집技術情報－documentation기술정보
技術情報
기술정보(technical information)란 기술에 관한 문헌, 도면, 보고서, 데이터 등의 온갖 기록물(recorded information) 이외에 회화나 지도에 의하여 전달되는 개인의 지식들이나 노하우(know-how) 등도 포함한다.
그렇지만 신제품 개발시에는 마켓 정보나 소비성향에 관한 데이터도 관여하므로 '기술적'이라는 내용의 정의는 고정되지 않는 경향이 있다. 경영조직에 있어서의 기술활동이 즉시, 또는 장차 필요로 하는 정보를 어떻게 수집, 정리보관하며, 그 기술적 활동에 참여하는 자가 필요시에 그 내용을 어떻게 빈틈없이 활용시키는가의 시스템이 '기술정보관리'이다.
도큐멘테이션
편집documentation
도큐멘테이션이란, 기술정보에 국한하지 않고 온갖 기록물(문헌뿐 아니라 시청각 자료, 자기 테이프, 인사기록, 전표류 등을 포함)의 수집, 정리, 보관, 유통에 관한 제반 기술의 총칭이다.
정보의 수집
편집情報－蒐集
정보의 수집에는 목표지향적 수집과 문제지향적(feedback 指向的) 수집이 있다. '목표지향적 수집'은 그 경영조직의 활동목표에 따라 정상적으로 또는 장래를 예견하여 미리 정해진 방침에 따라 수집하는 방법으로서, 문서, 간행물(잡지, 신문, 각종 보고서, 특허 명세서 등), 정상적 조직활동에 의한 입수, 독자적인 수집 경로에 의한 정상적 수집 등이 있다. 문제지향적 수집은 조직 내부에서의 새로운 문제 제기나 긴급사태에 응하여 특정 문제에 대한 정보를 검색하는 것이다.
최근의 경영이 시장의 선호(選好：preference)의 조사와 그것을 충족하는 신제품 개발의 경쟁이 됨에 따라 필요로 하는 정보의 내용은 다양해지고, 그 양도 증가한다.
따라서 수집활동을 독자적으로 수행하기는 불가능해지고, 분업이 필요하며, 정보의 서비스가 공공기관 또는 사기업으로 나타난다. 목표지향적 수집에서는 특히 대상이 광범위하여 외부에 의존할 필요가 있으므로 신뢰할 수 있는 수집경로의 탐색과 유지가 중요하다.
정보의 정리
편집情報－整理
〔그림 1〕의 과정으로 정리하며, 내용분석, 필요·불필요의 판정의 기술이 비록 체계화되지는 못했으나, 주관이 아닌 어떤 객관적 기준을 설정하는 노력이 필요하다. 요점의 추출은 초록법(抄綠法：abstracting)에 의한다. 이 초록 기준서(基準書)를 작성함에 있어서는 '어떠한 요소를, 어떤 순서로 써나가는가'에 중점을 두어 작성해야 한다.
분류표시
편집分類表示
분류표시(indexing, classification)는 수집한 자료를 재차 끄집어내기(檢索) 위한 키(key)를 주는 것으로 다음 몇 가지가 있다.
(1) 체계적 분류법(hierarchical classification) ― 이것은 예컨대 대분류-중분류-소분류-세분류-세세분류 등으로 전개하며, 내용을 구체적으로 포착하려는 방법이지만 이 경우에 한 품목의 속성을 취하는 방법에 따라 어느 편에도 속할 수 있을 때(가령 '철'이 화학원소 Fe로 분류되기도 하고, 금속재료로서의 분류되기도 함)에는 시스템에 혼란이 생길 우려가 있다.
(2) 좌표식(座標式) 분류법(coordinate classification) ― 분류할 대상이 몇 가지 속성을 지니는 경우, 그 속성을 유별(類別)해 두고, 각 항목마다 분류하여 찾을 때에는 각 항목을 짜맞추어 범위를 좁혀가는 방법이다. 가령, 인사기록의 경우, 성별, 학력, 기혼·미혼, 입사년도, 성격, 적성 … 등의 항목을 준비, 그 항목의 특정치(남, 대졸, 미혼, 협조성…)를 줌으로써 적합한 사람의 범위를 좁혀가는 방법이다. 분류된 항목의 종류수가 비교적 한정되어 있으면 효율적이다.
(3) 키워드법(key word) ― 체계적 분류를 할 때, 한 명칭으로불리는 것이 그 속성을 취하는 방법에 따라 각종 항목으로 분류될 수 있는 결함을 갖는 것을, '같은 명칭의 것은 그 명칭에 넣는다'는 방법을 기초로 하여 분류하고 있다.
또한 여기에는 일상적인 명칭을 사용하고 있다. 따라서 직관적으로 이해되고, 표현도 추상적인 기호를 쓰지 않아 편리하지만, 체계적 분류와의 반대의 결함이 있다. 즉, 동의어, 동음 이의어(異義語), 반의어(反義語), 유사어, 총칭과 개별명칭 등의 처리가 어렵다. 이 때문에 '시소러스(thesaurus)'라는 각 용어에 대한 사전을 작성할 필요가 있는 것이다.
이 키워드를 일상 용어 그대로 사용하는 대신에 어느 정도의 약속하에 특정용어만을 쓸 때에, 그것을 디스크립터(descripter)라 부른다.
정보의 유통과 보관
편집情報－流通－保管
정보의 유통에는 2종류가 있다. 커런트 어웨어니스(current awareness)는 새로이 발표 또는 입수한 정보 중에서 필요한 것을 찾아내는 방법으로, 목표지향적 수집에서 주로 사용한다. 레트로스펙티브 서치(retro-spective search)는 필요로 하는 정보를 현재 및 과거로 거슬러 올라가 구하는 방법으로, 문제지향적 수집에서 주로 사용한다.
레트로스펙티브 서치에서는 과거로부터의 정보축적(情報蓄積：information storage)이 잘 정리되고, 거기에 새로운(up-date)이 추가되어야 한다. 커런트 어웨어니스에서는 선별(選別) 방법에 따라 몇 가지로 구분된다.
① 수신자(受信者) 선별형：이것은 정리과정에서 계속하여 '분류표시'와 '어드레스'를 짜맞추어 적당해 배열해 2차 자료를 편집하고, 배부한다. 배부받은 수신자는 스스로 필요·불필요를 판정하여 원본 또는 사본을 청구한다.
② SDI형(selective dissemination ofingormation)：이것은 정보관리 시스템이 그 이용자로부터 미리 '필요·불필요의 판정조건'을 입수해 두고, 정리공정이 끝났을 때에는 이용자별로, 그 판정과 선별을 대행하는 방법이다. 1차 정보의 보관은 자료의 형태에 따라 각종 보관용구 또는 시설이 있다. 보통은 서가(書架), 버티컬 파일, 자료 케이스 등이 쓰이고, 최근에 보급된 방법으로 마이크로 사진이 있으며, 앞으로 초(超)마이크로 사진을 들 수 있다. 초(超)마이크로 사진은 개발단계이지만, 페이지수가 많은 기록물을 대량으로 배부하고, 배부선에서 너무 자주 사용되지 않을 때에 유리하다. 사용빈도가 많은 것은 그것으로부터 프린트하면 된다.
기술정보검색
편집技術情報檢索
정보검색 情報檢索
정보검색(information retrieval. IR)은 정비과정을 거친 정보를 필요할 때, '다시 찾아내는' 기술이다. 좁은 의미로는 검색요구와 2차 정보를 맞추거나 또는 이론적 비교를 하여 적합한 것을 선별하는 과정이다. 그러나 넓은 의미로는 정리과정, 2차 정보 편집과정, 1차 정보파일 프로세스, 1차 정보선별 과정에 선정과정과 요구분석 과정을 전부 포함해 '정보검색 시스템'이라 한다.
검색방법은 2차 정보파일의 구성에 따라 2가지로 대별한다. 2차 정보가 랜덤 파일일 경우와 시퀀셜파일의 경우이다. 시퀀셜파일에서 가령 자기테이프나 롤 필름, 색인(索引)이 없는 책자 등으로서 필요한 것을 찾기 위하여 항상 파일의 처음으로부터 필요한 것이 나올 때까지 순차적으로 찾는 것이다.
랜덤 파일의 경우에는 조견표(早見表)가 달린 카드 파일, 색인이 있는 책자, 카드가 달린 마이크로 핏쉬, 자기(磁器)디스크, 자기 드럼, 자기 카드 등으로 불필요한 부분을 별로 경유하지 않고서 필요한 것을 찾아내게 되는 것이다. 물론, 원리적으로 말하여 랜덤 파일의 편이 효율적이다. 정보검색은 도큐멘테이션 기술에 있어서는 당연한 문제로 여겨져 왔으나 이의 검색에 기계적 수단을 활용하는 시도가 모색되어, 그것이 문헌검색뿐 아니라 '정리된 정보를 다시 찾아내는' 일이 필요한 경우의 공통적 기술로 간주되어 '정보검색'이라는 명칭이 붙게 되었다.
정보검색에서 가장 중요한 문제는, 판정·선별과정 자체가 아니라, 오히려 '정리' 및 '질문분석'에 있다. 이 정확도가 검색 시스템 전체의 효율을 지배하기 때문이다.
그리고 판정·선별과정은 원래 시행착오적인 것이라는 사실을 이해해야 한다. '하나의 질문에서 얻어낸 회답이 불충분하면 질문의 형태나 내용을 바꿔서 한번더 검색한다'는 것이다. 이 시행착오가 가능하게 되는 시스템을 구성하는 것이 검색문제의 또 하나의 과제이다.
현재 시도되고, 실용화를 위해 개발되고 있는 시스템은 문헌검색(文獻檢索：document retrieval)이라 불리는 것으로, 질문의 내용에 적합한 문헌의 명칭이나 파일 어드레스를 회답으로 내놓는 것이지만 다음 단계로서는 사항검색(事項檢索：fact retrieval)이라 불리는 것으로, 질문에 대하여 해답 그 자체를 내놓는 시스템이다. 이에는 아직 많은 원리적 연구나 실험적(實驗的) 연구가 필요하다.