글로벌 세계 대백과사전/금융·경영/부문관리의 이론과 실제/구매·자재관리/구매·자재관리〔서설〕

구매·자재관리〔서설〕 購買·資材管理〔序說〕 기업의 활동을 크게 셋으로 나누면 구매·생산·판매가 된다. 즉, 생산기업이건 판매기업이건 그 활동은 구매로부터 시작된다. 그리고 원자재나 판매할 상품의 적절한 구매는 그 생산이나 판매를 반 이상 해결하는 것이 된다. 이 말은 구매가 얼마나 중요한가를 단적으로 표현한 것이며, 구매는 생산과 판매에 큰 영향을 미친다는 것을 뜻한다. 구매는 생산과 판매에 중요한 의미를 가지므로 여러 물품, 특히 자재의 구매·보관·배급을 관리하기 위하여는 구매관리제도가 확립되어 있어야 한다. 구매관리의 기본 목표는 구매에 따르는 위험을 최소한도로 방지하여 판매이익을 크게 하는 데 있으며, 이 목표를 위한 구매관리에 있어서는 다음과 같은 원칙을 지키도록 하면 효과적이다. (1) 물가가 상승하는 시장에서는 그의 이익을 기할 수 있는 가격변동을 초과하여 구매해서는 안 된다. 이것은 항상 가격변동이 역전되고 재고(在庫)의 가치 감소로 인한 손실을 입기가 쉽기 때문이다. (2) 물가 하락기에 있어서는 적은 양을 구입하도록 한다. 이것은 미래의 가치 감소나 재고를 처분하는 데 따른 가격 감소에서 오는 손실을 감축시킬 수 있다. (3) 정상적인 시장에서의 구매는 판매된 회전율에 따라서 조정된다. 그래야만 새로운 재고가 유지되고 재고로부터 손실을 방지할 수 있다. (4) 거래가 이루어지는 전반적인 시장을 인식하여야 하며, 소비자의 잠재적인 수요에 부합되어야 하고, 또 중간업자에 적절한 인식을 주는 상품이나 자재만을 구입하도록 한다. 또한 구매관리의 효과를 거두기 위한 구매사무체제를 확립하도록 하는 것이 중요한데, 구매사무의 중요한 것은 다음의 것들이다. (1) 구매자료의 정리 ― 구입처의 조사자료, 과년도(過年度) 구입품목의 기록, 구입품의 검사시험 기록, 시가(時價) 또는 추산가격 기록, 과년도의 소요수량에 관한 기록 등을 정비한다. (2) 구입사무 ― 각과의 요구 접수·요구품 가격의 추산·수집, 주문서 발송 또는 주문품 발송 독촉 등을 한다. (3) 검수사무 ― 주문품의 검수, 물품과 가격대조, 대금지급승인, 회계과에 대한 지급요구 등을 한다. (4) 보관배급 ― 구입품의 보관·저장, 요구 부과(附課)에의 배급, 회계과에 대한 구입품 대금의 대불 요구, 구입품의 운송에 관한 업무 등을 담당한다. 구매의 실행에 있어서는 다음과 같은 점에 유의한다. 우선 구매예산에 입각한 구매를 한다. 구매예산이라면 원자재의 구매뿐만이 아니라 소모품·기계·설비 등에 대한 모든 예산도 포함되나, 보통은 원자재의 구매가 중요시된다. 그러므로 구매예산은 구매할 원자재를 예산기간중에 어느 때 어느 정도의 수량을 어느 정도의 가격으로 구입하는가 하는 것을 각 원재료별로 추산한 것이다. 그리고 구매예산의 설정은 제조에서 요구되는 자재의 예정 필요량과 재료 재고량과의 관계에서 구하게 되는 것이다. 구매예정 수량을 산출하는 수식은 다음과 같다. 재료예정 필요량 + 기말재료 재고예정량 - 기초재료 재고량 = 재료구매 예정량 그리고 구매예산은 수량뿐만 아니라 가격과의 관계에서 시장과 깊은 관계가 있는 것이다. 그러므로 구매예산은 구매의 품목·수량·금액·시기·방법 등을 모두 회사의 재무상태와 깊이 관련시켜야 할 것이다. 그리고 구매예산은 단순히 제조예산에 따르는 종속예산이라기보다는 판매예정량을 생산 실현하기 위한 구매예산이어야 하며, 이 구매예산에 의한 적절한 구매관리가 되도록 하여야 한다. 그러므로 구매정책에 있어서는 ① 외부조달과 자기조달과의 선택, ② 판매와의 조정, ③ 구매처의 선택, ④ 생산방법의 선택 등에 관한 문제를 상호 관련시켜서 결정하도록 하여 구입이 판매와 보조가 맞도록 해야 한다. 판매와의 연결이 없는 구매는 재고만을 늘이거나 고갈시키고, 자본의 유리한 운영을 저해하는 결과가 된다. 그렇다고 판매에 맹목적으로 추종하기만 해서도 안 될 것이므로, 다음과 같은 여러 가지 사항을 고려하여, 구입과 그 운영을 관리하도록 하여야 한다. 즉 ① 고객의 요구, ② 1회 생산량의 증가로 인한 원가의 절감, ③ 조업유지의 이익, ④ 재고 비용, ⑤ 가격변화의 예측의 정확성 및 차기 판매예측의 정확을 기하도록 한다. 자재관리에 있어서 자재란 제조에 사용되는 주요재료·보조재료·부문품·중간제품·반제품 등을 가리키며, 자재관리는 제조에 필요한 재료의 계획·예산·조달 ·검수·보관·출고 및 정리에 만전을 기하여 공장의 생산성의 향상을 도모하는 것이다. 자재관리의 요점은 다음과 같다. (1) 제품의 생산계획에 따른 그 예산기간에 있어서의 소비량에 대한 현재의 자재 재고량을 고려하고 구입할 자재에 대하여 품종별로 그 예산을 세운다. (2) 조달된 자재는 즉시 검수한다. (3) 입고절차를 마친 자재는 안전하고 적절한 방법으로 보관한다. (4) 보관중인 자재는 현장의 요구에 따라 지체없이 소요수량을 정확히 인도하도록 한다. (5) 보관중의 자재는 숫자를 기록하고 수시 조사를 하여 그 시재량(時在量)을 명백히 하여 둔다.