결정서ㆍ사건기록 및 심판사무 관련장부의 보존 등에 관한 규칙 (대한민국, 헌법재판소규칙 제367호)

결정서ㆍ사건기록 및 심판사무 관련장부의 보존 등에 관한 규칙 헌법재판소규칙 제367호 제정기관: 헌법재판소

시행: 2015. 06. 02.

일부개정: 2015. 06. 02.

조문

• 제1조(목적)

이 규칙은 헌법재판소의 결정서ㆍ사건기록 및 심판사무관련장부(이하 “심판기록물”이라 한다)의 보존기간, 보존절차와 방법, 폐기절차 등에 관한 사항을 정함을 목적으로 한다.

• 제2조(보존기간)

심판기록물의 종류별 보존기간은 별표와 같다.

• 제3조(보존기간의 기산)

①사건기록 및 심판사무관련장부의 보존기간 기산일은 사건의 종국, 완결 또는 기입을 마친 날이 속하는 해의 다음해 1월 1일로 한다.

②보존기간을 달리하는 관련서류 등은 그 기간이 긴 것에 따른다.

• 제4조(삭제)

• 제5조(완결기록의 정리·인계)

①사건담당부서는 완결된 사건기록을 정리함에 있어서 인계전에 특히 다음 각 호의 사항을 조사ㆍ검토하고, 오류 또는 탈루한 사항을 보정하여야 한다.

1. 송달현황목록의 첨부 여부

2. 색인목록 및 쪽 표시 유무

②사건담당부서의 담임사무관(이하 “담임사무관”이라 한다)은 제1항의 조사를 마친 후 지체없이 완결공람 결재를 받아 특별한 사유가 없는 한 사건의 완결 후 1월 이내에 보존담당부서에 사건기록을 인계하여야 한다.

• 제6조(보존담당부서의 기록조사 의무)

①보존담당부서가 완결된 사건기록을 인계받은 때에는 보존절차를 취하기 전에 제5조제1항 각 호의 사항을 조사하여야 한다.

②제1항의 경우 사건기록에 오류 또는 탈루가 있는 때에는 기록반환부에 등재하고 인계받은 해당기록을 담임사무관에게 반환하여 보정을 구한 후에 다시 인계받아 보존절차를 취하여야 한다.

• 제7조(기록의 분류 및 정리)

인계받은 사건기록은 「헌법재판소 사건의 접수에 관한 규칙」 제3조에서 정한 사건의 종류(이하 “사건의 종류”라 한다)에 따라 분류한 후 다시 사건완결의 순서에 따라 정리하되, 완결 일자가 같은 사건의 기록은 사건번호순으로 정리한다.

• 제8조(보존과 전산입력)

제7조에 의하여 분류ㆍ정리된 사건기록의 보존에 관한 사항을 「헌법재판소 사무관리 규칙」 제3조제12호의 규정에 의한 헌법재판정보시스템(이하 “헌법재판정보시스템”이라 한다)에 입력하여야 한다.

• 제9조(삭제)

• 제10조(삭제)

• 제11조(사건기록의 보존방법)

①제7조에 의하여 분류ㆍ정리된 사건기록은 보존기간의 구별과 사건완결의 순서에 따라 편성하여 보존상자에 넣어 보존한다.

②각 보존상자의 앞면에 보존연도, 사건의 종류, 제 호, 보존기간, 보존종료연도 및 기록목록을 기재한 표지를 붙여야 한다.

③보존상자번호는 헌법재판정보시스템의 해당란에 입력하여 등록한다.

• 제12조(보존종료연도 등 표시)

①보존할 사건기록 및 장부에는 그 표지에 붉은 글씨로 보존종료연도를 기재하여야 한다.

②보존상자에 편성된 사건기록에는 그 보존상자의 제 호와 기록목록의 순차번호를 표시하여야 한다.

• 제13조(보존기록의 관리)

①보존기록은 구획시정할 수 있는 보존서고에 보관하고, 보존담당과장의 감독하에 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제41조제1항에 따른 기록물관리 전문요원(이하 “기록물관리 전문요원”이라 한다)이 관리하여야 한다. 보존서고의 출입에는 보존담당과장의 허가를 얻어야 한다.

②보존기록을 보존서고 외의 다른 데에 교부 또는 송부하는 때에는 보존기록부책출 입부에 등록하고, 보존상자의 해당 장소에는 그 내용을 기재한 삽지를 삽입하여 놓아야 한다.

③제2항의 기록을 반환받은 때에는 보존기록부책출입부에 등재한 후 보존상자의 삽지를 제거하고 원상복구조치를 취한다.

④보존담당과장은 매월말 보존기록부책출입부를 검열하고 송부 또는 교부된 지 3개월이 넘는 기록의 반환을 독촉하여야 한다.

• 제14조(열람 및 복사)

①헌법재판소사무처장(이하 “사무처장”이라 한다)은 보존 중인 심판기록물에 관하여 법원ㆍ검찰청 등 다른 국가기관이나 당사자 또는 이해관계를 소명한 자의 열람 또는 복사의 신청이 있는 때에는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 이를 허가할 수 있다.

②헌법재판소법 제39조의2제3항의 규정에 따라 심판이 확정된 사건기록의 열람 또는 복사를 신청하는 경우 열람 또는 복사를 신청하는 이유와 그 범위를 적은 서면으로 하여야 하며, 이를 허가한 경우 신청인으로부터 별지서식에 따른 서약서를 수령하여야 한다.

③제1항 및 제2항의 규정에 의한 보존 중인 심판기록물의 열람 또는 복사는 일정한 장소에서 상당한 감시하에 이를 하게 하여야 한다.

• 제15조(마이크로필름 등에 의한 보존)

①보존 중인 심판기록물 중 헌법재판소장이 필요하다고 인정하는 심판기록물은 마이크로필름 또는 광디스크에 이를 수록하여 보존할 수 있다.

②제1항의 규정에 의하여 심판기록물을 수록한 마이크로필름 또는 광디스크는 해당 심판기록물이 폐기된 경우에 한하여 이를 보존 중인 심판기록물로 본다.

• 제16조(보존기간 경과기록의 평가·폐기)

① 보존기간이 경과한 사건기록과 부책은 보존가치를 평가하여 보존기간을 재책정하거나 보류 또는 폐기로 구분하여야 한다. 이 경우 보류로 구분된 기록물은 5년마다 보존가치를 재평가하여야 한다.

② 제1항의 경우에 보존담당과장은 평가결과가 폐기로 구분된 사건기록 및 부책의 목록을 작성하여 헌법재판소장의 인가를 받아 폐기절차를 밟는다.

③ 보존기간이 준영구인 사건기록은 헌법재판소장이 해당 기록의 보존가치 평가가 필요하다고 인정하는 경우에는 보존기간을 영구로 재책정하거나 보류 또는 폐기로 구분하여 보존가치를 평가할 수 있다. 이때 보류로 구분된 기록은 평가일부터 10년마다 보존가치를 재평가하여야 하고, 폐기로 구분된 기록은 제2항에 따라 폐기절차를 밟는다.

④ 보존 중인 심판기록물(보존기간이 영구ㆍ준영구인 심판기록물을 제외한다)이 제15조제1항에 따라 마이크로필름 또는 광디스크에 수록된 때에는 해당 심판기록물의 보존기간에도 불구하고 이를 폐기할 수 있다.

⑤ 헌법재판소장이 역사적 가치가 있거나 특별한 사유에 의하여 보존의 필요가 있다고 판단한 사건기록 및 심판사무관련장부는 보존기간 경과 후라 하더라도 그 사유가 존속하는 한 보존하여야 한다.

⑥ 제1항부터 제5항까지의 규정에 따른 평가ㆍ폐기절차는 기록물관리 전문요원의 심사와 제17조에 따른 심판기록물평가심의회의 심의를 거쳐야 한다.

• 제17조(심판기록물평가심의회)

① 법 제27조의2에 따라 헌법재판소사무처에 심판기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 구성ㆍ운영하여야 한다.

② 심의회는 위원장 1명을 포함하여 6명 이내의 위원으로 구성하되, 외부위원의 수는 1명 이상으로 한다.

③ 그 밖에 심의회의 구성 및 운영에 필요한 사항은 사무처장이 정한다.

• 제18조(준용규정)

심판기록물의 관리 및 보존에 관하여 이 규칙에 정하지 않은 사항은 심판기록물의 성질에 반하지 아니하는 범위에서 「헌법재판소 기록물 관리 규칙」을 준용한다.

부칙

• 부칙 <헌법재판소규칙 제171호, 2005. 03. 11.>

①(시행일)

이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.

②(보존에 관한 적용례)

이 규칙은 시행당시 종전의 규정에 의하여 보존 중인 결정서ㆍ사건기록 및 심판사무관련장부에 대하여도 적용한다.

• 부칙 <헌법재판소규칙 제224호, 2008. 06. 05.>

이 규칙은 2008년 6월 15일부터 시행한다.

• 부칙 <헌법재판소규칙 제367호, 2015. 06. 02.>

이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.

별표/서식

• [별표 ] 결정서·사건기록 및 심판사무관련장부의 종류별 보존기간
• [서식 ] 서약서